こんにちは、株式会社テイク－ワンのY.Kです。

Microsoft Formsを使ってアンケート、投票、テスト（クイズ）を簡単に作成・実施できます。
ただし、ブラウザから通常どおりフォームを作成すると、フォームの所有者は作成者個人になります。
そのため、作成者が退職した場合には、次のような問題が発生する可能性があります。

• フォームの所在が分からなくなる
• 過去のフォームにアクセスできなくなる

これを防ぐためには、個人ではなく Microsoft 365 グループを所有者としてフォームを作成する運用がおすすめです。
本記事では、その具体的な手順を紹介します。

１．Teamsから新しいチーム（Microsoft365グループ）を作成する

・Teams画面から「新しいチーム」を選択します。

・「チームの作成」画面が表示されるので、チーム名や説明などの必要情報を入力します。

２．チームにメンバーを追加する

・作成したチームに、フォームを管理する対象メンバーを追加します。

【補足】
Microsoft365グループは、Microsoft365管理センターから作成することも可能です。
その場合は、所有者だけではなく、必ずメンバーにも対象者を登録してください。
メンバーに登録されていない場合、後述のForms画面の「マイグループ」にグループが表示されません。

３．Microsoft Formsにアクセスする

・ブラウザでMicrosoft Formsにアクセスします。
https://forms.cloud.microsoft/

・画面を下にスクロールすると、「マイグループ」が表示されるので、先ほど作成したグループを選択します。
グループ数が多い場合は「表示を増やす」をクリックして対象のグループを探してください。
（グループの反映には数分～数十分程度かかることがあります）

４．グループのフォームを作成する

・選択したグループ内の「グループのフォーム」から、アンケートや投票用のフォームを作成します。
・この方法で作成したフォームは、所有者が「Microsoft365グループ」となります。

まとめ

• 定期的に利用するフォームは、個人ではなく Microsoft 365 グループで作成する
• これにより作成者の退職や異動があっても、フォームを継続して管理できる
• 社内アンケートや研修テストなど、長期運用が前提のフォームに有効

本記事の方法を採用することで、Forms の属人化を防ぎ、業務継続性を高めることができます。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！