株式会社テイクーワンのY.Hです。

近年、生成AIの普及によりChatGPTを業務で活用する機会が増えてきました。
「使ってみたけれど、思ったような回答が返ってこなかった」
「何を質問すればよいか分からない」
そんな経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。

実は、ChatGPTは「質問の仕方」を少し工夫するだけで、回答の質が大きく変わります。
本記事では、業務で活用しやすい質問のコツと、おすすめの活用例をご紹介します。

ChatGPTを使うときのポイント

ChatGPTへ質問するときは、次の3つを意識すると回答が分かりやすくなります。

• 目的を伝える
• 利用している環境を伝える
• 条件や制約を伝える

【例】
あまり良くない質問
Excelを教えてください。

おすすめの質問
Microsoft 365版Excelを使用しています。A列とB列を比較し、一致したセルを色付けする方法を初心者にも分かりやすく教えてください。

このように情報を追加することで、より目的に合った回答を得られます。

活用術5選

活用術① メール作成

依頼メールやお礼メールなどの文章作成をサポートしてもらえます。

【例】
社内向けに、会議日程変更のお知らせメールを丁寧な文章で作成してください。

文章のたたき台として活用することで、作成時間を短縮できます。

活用術② Excel関数や数式の作成

Excel関数が分からない場合も、やりたいことを文章で伝えるだけで候補を提案してくれます。

【例】
Excelで重複データを除外して一覧を表示する関数を教えてください。

活用術③ プログラミングやエラー調査

コード作成やエラー内容の確認にも活用できます。

【例】
このエラーメッセージの原因と解決方法を初心者向けに説明してください。

エラー全文や利用環境をあわせて伝えると、より具体的な回答が期待できます。

活用術④ 長文の要約

議事録や資料などを要約してもらうことも可能です。

【例】
次の文章を300文字程度で要約してください。

重要なポイントだけを整理したい場合に便利です。

活用術⑤ アイデア出し

企画やブログのテーマ、タイトル案などを考える際にも活用できます。

【例】
IT技術ブログのテーマを10個考えてください。

複数案を比較しながら検討できるため、アイデア出しの時間短縮につながります。

利用時の注意点

ChatGPTは便利なツールですが、利用する際には次の点に注意しましょう。

・機密情報や個人情報は入力しない
　(契約上「入力データを学習に使用しないこと」が保証されている法人向け有料プラン以外では)
・回答内容をそのまま使用せず、必ず内容を確認する
・最新情報が必要な場合は、公式サイトなども併せて確認する

おわりに

ChatGPTは、質問の仕方を少し工夫するだけで、より実用的な回答を得られるようになります。
メール作成やExcel、プログラミング、文章要約など、さまざまな業務で活用できるため、日々の業務効率化にも役立ちます。
まずは身近な業務から試し、自分に合った使い方を見つけてみてはいかがでしょうか。

おまけ

ChatGPTに本記事をイラストでまとめてもらいました。