０．はじめに

初めまして、株式会社テイクーワンのK.Mです。
今回は、効率良く仕事を進めるために「タスク分割」について、お話したいと思います。

タスクは、その性質によって、効率化のアプローチ方法が異なります。

　１．短時間のタスク
　２．長時間のタスク
　３．時間固定のタスク

「タスクを完了させるための時間」を基準にすると
上記の通り、タスクを３つに分類することができます。
３分類後のタスクについて、それぞれどのように効率化できるか、説明します。

１．短時間のタスク　⇒　作業時間を決める！

メールチェック、チャット送受信、軽微な書類作成　など
「短時間のタスク」とは、どんなに長くとも半日未満のタスクを指します。

すぐ完了できるタスク…　のはずが、
普段、このような事態になってしまったこと、心当たりありませんか？

　😭「頻繁にメールチェックしてしまい、自作業に集中できなかった・・・」
　😭「チャット相談したけど、結論までなかなかたどり着かなかった・・・」

軽視されがちな、短時間のタスクですが、
”チリも積もれば山となる”　ということわざがあるように、
小さな無駄時間が積み重なれば、大きな時間を浪費してしまいます。



短時間のタスクは「作業時間を決めること」で解決！

メールチェックを例にするならば
　始業後　　１０分　
　昼休み後　１０分　
　終業前　　１０分　
たった３０分集中作業すれば、残りの時間はメールを気にせず作業できます。

チャット相談を例にするならば
　一問一答で済みそうなら、そのままチャットで解決
　一問一答では済まないなら、直接会話・電話・打合せなど別手段で解決
こちらも時間を決めて集中対話すれば、余った時間を自由に使うことができます。

２．長時間のタスク　⇒　細分化する！

設計、テスト、本番検証　など
仕事の主目的となるタスクは、「長時間のタスク」となります。

”千里の道も一歩から”
とにかくやることが多く、何から手を付けていいか分からない仕事こそ
タスクを細分化することが大切です。



長時間のタスクは「タスク細分化」で解決！

テスト工程を例に、タスク細分化してみることにします。
「タスク細分化」できたら「必要工数」を算出しましょう。
説明を簡単にするため、複数人ではなく１人で作業するものとします。

　タスク名　　必要工数　
　資材準備　　　３人日　
　データ準備　　２人日　
　テスト実行　　５人日　
　結果まとめ　　１人日　
　結果レビュー　１人日　


次に「作業予定」と「作業期限」の設定です。
もし作業期限＝なしなら、いつ作業開始しても、いつ作業終了しても問題ありません。
しかし、現実にはそういった仕事は、ほぼ存在しません。

スケジュール設定のコツとしては
先に作業期限を計算して、後から作業予定を設定するのが良いです。

　タスク名　　必要工数　　作業予定　作業期限　
　資材準備　　　３人日　　4/01～05　　4/21　
　データ準備　　２人日　　4/06～09　　4/23　
　テスト実行　　５人日　　4/10～20　　4/28　
　結果まとめ　　１人日　　4/23～23　　4/29　
　結果レビュー　１人日　　4/25～25　　4/30　


タスク細分化して、スケジュールさえ組んでしまえば
あとは、順番に作業するのみです。
様々な理由で遅延することはありえますが、
各作業期限までにタスク完了できれば、問題ありません。


ＮＧ例を３点挙げます。


　😢「手当たり次第作業してしまう・・・」

　⇒　いつ完了するか誰にもわかりません。期限が守られる保証もありません。
　⇒　タスク細分化できていないので、作業漏れのリスクがあります。


　😢「タスク細分化できても、スケジュールなし・・・」

　⇒　タスク毎の期限がないので、遅延発生時、どの程度バッファがあるのかわかりません。
　⇒　その結果、必要工数以上に作業してしまい、作業効率が悪化します。

　　　タスク名　　必要工数　　作業予定　作業期限　
　　　資材準備　　　３人日　　4/01～？　　　　　
　　　データ準備　　２人日　　4/？～？　　　　　
　　　テスト実行　　５人日　　4/？～？　　　　　
　　　結果まとめ　　１人日　　4/？～？　　　　　
　　　結果レビュー　１人日　　4/？～？　　4/30　


　😢「期限ギリギリに作業してしまう・・・」

　⇒　遅延発生した瞬間、作業期限に間に合いません。

　　　タスク名　　必要工数　　作業予定　作業期限　
　　　資材準備　　　３人日　　4/19～21　　4/21　
　　　データ準備　　２人日　　4/22～23　　4/23　
　　　テスト実行　　５人日　　4/24～28　　4/28　
　　　結果まとめ　　１人日　　4/29～29　　4/29　
　　　結果レビュー　１人日　　4/30～30　　4/30　

３．時間固定のタスク　⇒　取捨選択！

定例のミーティング、各種打合せ　など
作業時間を動かせないタスクは「時間固定のタスク」となります。

時間固定のタスクは一度やると決まったら
リスケジュールされない限り、特定の時間帯、そのタスクで埋まることになります。



ゆえに、タスク自体の「取捨選択」が必要になります！

必要ないタスクと判断できるなら
タスクをキャンセルしましょう。
時には、捨てる勇気も必要です。

重要でないタスクと判断できるなら
録画視聴、議事録参照など、後からまとめてチェックしましょう。
発言はできませんが、状況把握できます。

途中参加、途中離脱が可能なら
必要な時間帯だけ参加するようにしましょう。

４．さいごに

「テイク－ワン技術ブログ」をお読み頂き、ありがとうございます。
今回の記事はいかがだったでしょうか。

人によって仕事内容は、千差万別ですが
タスク分割することで、効率良く仕事を進めることができます！

それでは、また次回の記事で、お会いしましょう。